A necessidade de responder às mudanças de forma rápida exige a união de forças para cocriar soluções, resolver desafios e trazer inovações relevantes para o mercado cada vez mais exigente. Um novo olhar que conduza o time funcional para uma tarefa colaborativa é cada vez mais necessário. Dentre inúmeros métodos e ferramentas, o amplamente utilizado é o PDCA, que se mostra bastante efetivo na condução de equipes a um objetivo em comum e na construção e acompanhamento de projetos complexos.
O PDCA (PLAN–DO–CHECK–ACT) é um acrônimo do inglês, que significa: Planejar-Fazer-Verificar-Agir. Este método foi uma das primeiras ferramentas usadas para gerenciar o controle de qualidade. Um dos maiores incentivadores do método foi William Edward Deming, por isso, o PDCA também é chamado Ciclo de Deming. A gestão interativa pelo PDCA abrange quatro passos, com o objetivo de melhorar os processos, e pode ser aplicada em diferentes estruturas organizacionais.
O primeiro passo do método é o planejamento (“plan”), em que os responsáveis definem os objetivos e a estratégia para resolver o problema levantado. Esta etapa deve estar alinhada com o propósito da empresa e com a meta a ser atingida. Estabelecer a equipe de trabalho e quem fará a liderança dos processos é fundamental para o funcionamento da etapa. O “plan” deve ser cuidadosamente pensado, pois, quando bem elaborado, minimiza esforços futuros.
A próxima etapa é o “do”, o fazer, que significa colocar em prática as atividades planejadas. Aqui, precisamos garantir que todo o planejamento estabelecido na etapa anterior está sendo executado. Deve-se coletar os dados, pois por meio de informações e fatos estabelecemos a efetividade do processo.
Na terceira etapa, “check”, precisamos verificar, ou seja, detectar possíveis falhas no planejamento ou na execução. Para isso, devemos:
– Compartilhar as informações das atividades que estão sendo realizadas;
– Avaliar precisamente os dados coletados;
– Analisar os resultados parciais e/ou finais de uma ou mais atividades;
– Realizar os pontos de verificação (“checkpoints”), que podem acontecer por meio de reuniões frequentes.
A última fase é do agir ou corrigir, o “act”. Nesse momento, ocorre a tomada de ações corretivas com base nas falhas verificadas na etapa anterior. Trata-se de uma ação efetiva para ajuste de rota, de acordo com os resultados coletados.
Esse método é circular, não termina aqui e é reiniciado a partir das oportunidades de melhoria verificadas, ou seja, o PDCA cria um aprimoramento constante nos processos.
Ele também pode ser utilizado por diferentes processos e empresas, como:
• Em startups: para a elaboração do MVP (‘Minimum Value Product’, em inglês, ou “mínimo produto viável”, sendo uma técnica utilizada para definir novos caminhos em termos de proposta de valor e oferta) como base para as fases ‘’plan’’ e “do”, reunindo dados e informações para seguir com o ciclo e repeti-lo até chegar à proposta ideal.
• Pequenas e médias empresas, as que apresentam uma base estruturada de planejamento estratégico, mesmo com hierarquias enxutas, têm capacidade de utilizar o método em suas rotinas.
• Grandes empresas e organizações globais, para padronizar linguagens nos processos de melhorias e facilitar a disseminação das informações para os envolvidos em qualquer cultura ou país.
As melhorias sucessivas que ocorrem nas empresas são frutos de métodos para o aperfeiçoamento constante dos processos, produtos, serviços, experiências e ofertas. Este assunto é fundamental para a gestão voltada a resultados como, por exemplo, na resposta a uma mudança na linha de produtos para atender à demanda de um público específico, que necessita ser ágil para se destacar antes da concorrência.
Um método muito utilizado complementar ao PDCA é a ferramenta do 5W2H, que também é uma sigla: WHAT (o que será feito); WHO (quem fará); WHEN (quando será feito); WHERE (onde será feito); WHY (por que será feito); HOW (como será feito); HOW MUCH (quanto custará).
Criada por Aristóteles, no estudo da ética e da retórica, essa ferramenta é muito eficaz para a elaboração de planos de execução. Para cada atividade, causa e/ou desafio, são definidas todas essas questões e, desta forma, todos têm a visualização objetiva das tarefas. Segue, como exemplo, a estrutura abaixo:
Os métodos são boas formas de estruturar e medir os processos na busca da melhoria contínua. E na indústria de alimentos não é diferente: eles são utilizados desde a produção para a garantia do controle de qualidade até nos “pippelines” de inovação. O fato é que, independente da ferramenta escolhida, ela deve ser seguida de forma organizada, disciplinada, conforme o planejamento estratégico, com foco nos objetivos e metas da empresa.
